Ak má obec, mesto alebo skupina obcí dostať z procesu tvorby PHRSR skutočne použiteľný strategický dokument, najdôležitejšia práca sa nezačína až pri písaní analytickej časti, ale oveľa skôr sa rozhoduje o tom, či bude výsledkom len všeobecný text s peknými formuláciami, alebo dokument, ktorý bude mať jasný rozsah, realistický harmonogram, zrozumiteľné výstupy a použiteľné priority pre riadenie územného rozvoja.
MIRRI pritom vo svojej metodike priamo uvádza, že výstupom prvej fázy je vytvorenie zadania, aktivácia alebo vytvorenie kapacít a plán postupu tvorby PHRSR, ktoré sú následne zhrnuté vo vstupnej správe, a zároveň výslovne hovorí, že vstupná správa je základným podkladovým materiálom pre rozhodnutie o spracovaní PHRSR a zároveň zadávacím dokumentom a plánom pre participatívnu tvorbu PHRSR. Kľúčový bod, ktorý sa v praxi často podceňuje.
Mnohé samosprávy pripravujú zadanie len ako krátky opis zákazky do verejného obstarávania alebo ako jednoduchú objednávku typu „vypracovanie PHRSR na roky X až Y“. Takéto zadanie je však príliš slabé. Nehovorí dosť presne o tom, čo má byť predmetom spracovania, aké územie a partnerov má dokument pokrývať, ako má prebehnúť participácia, čo má byť výstupom prípravnej fázy, ako sa má riešiť súlad s nadradenými dokumentmi, aké dáta má spracovateľ použiť a kto za čo nesie zodpovednosť. Výsledkom potom býva dokument, ktorý je síce formálne odovzdaný, ale slabý ako reálny nástroj strategického riadenia. zároveň uvedomiť aj terminologický rámec. V metodických dokumentoch MIRRI sa stále bežne používa skratka PHRSR, teda program hospodárskeho rozvoja a sociálneho rozvoja. Samotný zákon č. 539/2008 Z. z. však pri obciach používa pojem program rozvoja obce a pri viacerých obciach pojem spoločný program rozvoja obcí. Z obsahového hľadiska však ide o ten istý typ strednodobého rozvojového dokumentu, ktorý musí byť v súlade s cieľmi a prioritami národnej stratégie, zohľadňovať program rozvoja vyššieho územného celku a byť vypracovaný podľa záväznej časti územného plánu obce, ak sa vyžaduje.
Program rozvoja obce nie je len „papier pre dotácie“. Zákon výslovne uvádza, že schválenie programu rozvoja obce a príslušného územného plánu obce je podmienkou na predloženie žiadosti obce o poskytnutie dotácie zo štátneho rozpočtu a z doplnkových zdrojov podľa zákona o podpore regionálneho rozvoja. Zároveň obec podľa zákona program rozvoja obce pravidelne monitoruje a každoročne do 31. mája zasiela príslušnému vyššiemu územnému celku správu o jeho plnení. To znamená, že zle pripravené zadanie neohrozuje len kvalitu samotného dokumentu, ale aj jeho neskoršiu implementáciu, monitorovanie a použiteľnosť pri financovaní projektov. Preto by sa zadanie nemalo chápať len ako technický text pre obstarávanie, ale ako rozhodovací rámec, ktorý musí už na začiatku vyriešiť minimálne šesť vecí: prečo sa PHRSR spracúva, či ide o nový dokument alebo aktualizáciu, aké územie a partnerov bude pokrývať, aký bude postup prípravy, aké výstupy sa od spracovateľa očakávajú a ako bude samospráva dokument schvaľovať, implementovať a monitorovať. MIRRI v metodike uvádza, že ešte pred samotným spracovaním stratégie sa majú identifikovať výzvy, problémy a impulzy pre spracovanie PHRSR, rozhodnúť o začatí prípravných prác, určiť koordinátora, pripraviť prípravný tím, identifikovať partnerov, navrhnúť koordinačnú štruktúru, harmonogram, potrebu zdrojov a plán riadenia rizík. krok: ujasniť si, čo vlastne obec potrebuje.
Dobré zadanie nezačína opisom výstupov, ale rozhodnutím, či obec potrebuje nový dokument alebo aktualizáciu existujúceho. Metodika MIRRI odporúča najprv vyhodnotiť, či aktuálne výzvy a problémy možno riešiť v rámci existujúceho PHRSR, alebo je potrebná jeho aktualizácia či úplne nový dokument. Ako impulzy uvádza napríklad legislatívny dôvod, politický dôvod, potrebu reagovať na nové výzvy, potrebu spoločnej reakcie v rámci skupiny obcí alebo potrebu splniť podmienky prístupu k finančným a iným zdrojom. to znamená, že ešte pred napísaním zadania si má obec odpovedať na tieto otázky:
- Máme platný dokument, ktorý už nezodpovedá realite, alebo dokument chýba úplne?
- Potrebujeme dokument len pre vlastné územie, alebo je logickejší spoločný program rozvoja obcí?
- Chceme iba „splniť povinnosť“, alebo potrebujeme reálny rozvojový dokument previazaný s investičnými prioritami a rozpočtom?
- Máme kapacitu viesť časť procesu interne, alebo chceme väčšiu časť preniesť na externého spracovateľa?
Ak si obec tieto veci neujasní, zadanie bude nevyhnutne vágne.
Druhý krok: postaviť zadanie na vstupnej správe
Najpraktickejší spôsob, ako pripraviť zadanie, je vychádzať zo štruktúry vstupnej správy podľa metodiky MIRRI. Metodika uvádza, že vstupná správa má byť nielen zadávacím dokumentom a projektom spracovania PHRSR, ale zároveň má byť spracovaná tak, aby tvorila jadro oznámenia o strategickom dokumente podľa zákona č. 24/2006 Z. z. o posudzovaní vplyvov na životné prostredie. Medzi kľúčové údaje vstupnej správy podľa metodiky patria hlavné ciele a riešené problémy, predpokladaný obsah PHRSR, alternatívne riešenia, vecný a časový harmonogram prípravy a schvaľovania, vzťah k iným strategickým dokumentom, orgán kompetentný na prijatie dokumentu, predpokladané vstupy a výstupy, možné riziká a vymedzenie dotknutých subjektov a verejnosti. chce samospráva pripraviť kvalitné zadanie, mala by z tejto logiky spraviť praktický checklist. Zadanie by malo minimálne obsahovať:
- dôvod a cieľ spracovania PHRSR,
- určenie, či ide o nový dokument alebo aktualizáciu,
- vymedzenie územia a prípadne subúzemí,
- identifikáciu kľúčových partnerov,
- predpokladaný obsah a rozsah dokumentu,
- požiadavky na participáciu,
- harmonogram a míľniky,
- očakávané výstupy každej fázy,
- požiadavky na koordináciu SEA/EIA procesu,
- rozpočet a spôsob odovzdania výstupov. krok: presne vymedziť rozsah dokumentu
Veľmi častou chybou býva zadanie, ktoré nehovorí dosť jasne o rozsahu. Zákon určuje, že program rozvoja obce vytvorený v rámci partnerstva pozostáva z analytickej, strategickej, programovej, realizačnej a finančnej časti. Nestačí teda v zadaní napísať „spracovanie analytickej a návrhovej časti“. Ak má byť zadanie kvalitné, malo by požadovať všetky zákonné a metodické časti a zároveň presne definovať, čo sa od nich očakáva. je dobré rozpísať rozsah takto:
| Časť dokumentu | Čo má zadanie požadovať |
|---|---|
| Analytická časť | analýzu východiskovej situácie, trendov, rizík, potenciálu územia a väzieb na nadradené dokumenty |
| Strategická časť | víziu, hlavné smery, priority a strategické ciele |
| Programová časť | opatrenia, aktivity a projektové zámery |
| Realizačná časť | spôsob implementácie, zodpovednosti, ukazovatele, harmonogram a akčné plány |
| Finančná časť | zdroje financovania, finančný rámec a väzbu na rozpočet |
Takéto vymedzenie je dôležité nielen pre spracovateľa, ale aj pre hodnotenie ponúk. Bez neho neviete, či porovnávate porovnateľné.
Štvrtý krok: určiť partnerov a participáciu už v zadaní
PHRSR má byť podľa zákona aj metodiky pripravovaný pri uplatnení partnerstva. Zákon výslovne uvádza, že vypracovanie programu rozvoja obce zabezpečuje obec pri uplatnení partnerstva. Metodika ide ešte ďalej a odporúča už v prípravnej fáze identifikovať kľúčových partnerov, ich motivácie, kapacity, návrh ich vstupu v jednotlivých fázach procesu a inštitucionalizáciu partnerstva, napríklad zmluvou o spolupráci alebo memorandom. ná, že kvalitné zadanie nemá len neurčitú vetu „spracovateľ zabezpečí participáciu“, ale má povedať:
- ktoré skupiny partnerov majú byť povinne oslovené,
- v akých fázach sa majú zapojiť,
- aké formy participácie obec požaduje,
- kto zabezpečí logistiku a komunikáciu,
- aké výstupy z participácie sa majú odovzdať.
Ak je participácia v zadaní len formálna, spravidla bude formálna aj v reálnom procese.
Piaty krok: nastaviť riadenie projektu a zodpovednosti
Jedna z najväčších chýb pri PHRSR je domnienka, že po podpise zmluvy „to celé spraví externista“. Metodika však jasne počíta s rolami zadávateľa, gestora, koordinátora a prípravného tímu a odporúča tiež riadiaci výbor participatívnej tvorby PHRSR a tím pre koordináciu tvorby. Zároveň v odporúčanej štruktúre vstupnej správy uvádza poverenie gestora, menovanie koordinátora, zostavenie prípravného tímu, identifikáciu partnerov a zadelenie práce s jasným zadefinovaním zodpovednosti. malo zadanie presne povedať:
- kto je na strane samosprávy gestor,
- kto je koordinátor,
- kto schvaľuje míľniky,
- v akom režime bude spracovateľ komunikovať s obcou,
- aké budú pripomienkové kolá,
- aké sú lehoty na súčinnosť zo strany obce a partnerov.
Bez tohto rámca hrozí, že sa projekt zasekne na priebežných pripomienkach, chýbajúcich podkladoch alebo na nejasnom rozhodovaní.
Šiesty krok: nezabudnúť na SEA/EIA proces
Pri PHRSR sa veľmi často zabúda, že proces tvorby dokumentu môže byť prepojený so strategickým environmentálnym hodnotením. Metodika MIRRI výslovne odporúča spracovať vstupnú správu priamo v štruktúre oznámenia o strategickom dokumente podľa zákona č. 24/2006 Z. z. a uvádza, že po prijatí rozhodnutia o spracovaní PHRSR sa informácie zo vstupnej správy využijú pre spracovanie tohto oznámenia. Zákon o posudzovaní vplyvov zároveň upravuje postup odborného a verejného posudzovania strategických dokumentov počas ich prípravy a pred ich schválením. preto musí byť jasne napísané:
- či spracovateľ zabezpečí aj podklady pre oznámenie o strategickom dokumente,
- či má koordinovať výstupy so SEA procesom,
- kto bude komunikovať s príslušným orgánom,
- ako sa SEA harmonogram premietne do harmonogramu tvorby PHRSR.
Ak sa toto nerieši od začiatku, harmonogram sa môže výrazne natiahnuť.
Siedmy krok: vypýtať si konkrétne výstupy, nie len „finálny dokument“
Slabé zadanie žiada jeden finálny dokument. Silné zadanie žiada výstupy po fázach. Metodika pracuje s prípravnou fázou, vstupnou správou, analytickou a prognostickou fázou, návrhom stratégie, implementáciou, financovaním, monitorovaním a schvaľovaním. Zároveň odporúča plán riadenia rizík, harmonogram a časovanie aktivít implementácie. by preto malo požadovať minimálne tieto odovzdávky:
- vstupnú správu,
- návrh analytickej časti,
- návrh strategickej a programovej časti,
- návrh implementačného a finančného rámca,
- finálny dokument po zapracovaní pripomienok,
- prezentáciu pre zastupiteľstvo,
- podklady pre monitorovanie a budúce ročné správy o plnení.
Takto obec získa kontrolu nad procesom a znižuje riziko, že finálna verzia príde až na konci bez priebežnej validácie.
Ôsmy krok: myslieť na implementáciu a monitorovanie už v zadaní
Veľa PHRSR zlyhá nie pri schvaľovaní, ale po ňom. Zákon pritom už dnes počíta s tým, že obec program pravidelne monitoruje a do 31. mája každoročne zasiela správu o plnení príslušnému VÚC. Ak teda zadanie nepožaduje merateľné ukazovatele, jasné zodpovednosti, akčné plány, harmonogram a systém monitorovania, obec si koleduje o dokument, ktorý sa bude veľmi ťažko implementovať. danie preto musí explicitne požadovať:
- merateľné ukazovatele k prioritám a cieľom,
- systém monitorovania a hodnotenia,
- odporúčaný režim aktualizácie,
- väzbu akčných plánov na rozpočtové plánovanie,
- štruktúru ročnej správy o plnení.
Práve tu sa ukáže, či chce samospráva len dokument, alebo funkčný riadiaci nástroj.
Deviaty krok: stanoviť kvalifikačné požiadavky na spracovateľa
Ak ide obec do verejného obstarávania alebo prieskumu trhu, zadanie by malo obsahovať aj minimálne odborné požiadavky na spracovateľa. Nie všeobecne, ale vecne: skúsenosť s PHRSR, skúsenosť s participáciou, znalosť metodiky MIRRI, schopnosť koordinovať SEA vstupy, schopnosť pripraviť implementačný a monitorovací rámec a skúsenosť s verejným sektorom. Keďže metodika stavia na partnerstve, koordinácii a projektovom riadení procesu tvorby stratégie, obec by mala vyberať dodávateľa nielen podľa ceny, ale aj podľa metodickej a organizačnej pripravenosti. stejšie chyby pri príprave zadania na PHRSR
Najčastejšou chybou je príliš stručné zadanie bez vstupnej správy. Druhou chybou je nejasný rozsah – obec nevie, či chce nový dokument alebo aktualizáciu a čo všetko má dokument pokrývať. Treťou je podcenenie partnerstva a participácie. Štvrtou je ignorovanie SEA/EIA roviny. Piata chyba je, že zadanie požaduje len finálny text bez priebežných výstupov a bez implementačného rámca. A šiesta chyba je, že dokument sa pripravuje bez väzby na budúce monitorovanie, hoci zákon s ním výslovne počíta. y malo vyzerať dobré zadanie v jednej vete
Dobre pripravené zadanie na spracovanie PHRSR je dokument, ktorý zrozumiteľne definuje cieľ, rozsah, územie, partnerov, proces, harmonogram, výstupy, rozpočet, zodpovednosti a implementačné očakávania tak, aby na jeho základe bolo možné spracovať kvalitný strategický dokument a zároveň transparentne vyhodnotiť ponuky spracovateľov. Takéto zadanie nevzniká „popri inom“, ale ako samostatná prípravná fáza, ktorú metodika MIRRI chápe ako plnohodnotnú súčasť procesu tvorby PHRSR.
Ak chce obec alebo mesto kvalitné PHRSR, musí si najskôr pripraviť kvalitné zadanie. Nie len krátky opis zákazky, ale reálny zadávací dokument postavený na vstupnej správe, na jasnej definícii cieľov, na partnerstve, harmonograme, rizikách, výstupoch a implementačnom rámci. Zákon jasne určuje základný obsah programu rozvoja obce a jeho väzbu na financovanie aj monitorovanie. Metodika MIRRI zároveň veľmi prakticky vysvetľuje, že práve vstupná správa je základným rozhodovacím a zadávacím dokumentom celého procesu. Kto tento krok podcení, veľmi často dostane slabý strategický dokument. Kto ho zvládne dobre, vytvorí si pevný základ pre celý nasledujúci proces spracovania PHRSR. Potrebujete pripraviť zadanie na spracovanie PHRSR tak, aby bolo vecne správne, metodicky uchopené a použiteľné aj pre verejné obstarávanie alebo výber spracovateľa?
Pomôžeme vám pripraviť zadanie, vstupnú správu aj celý proces nastavenia tvorby PHRSR tak, aby mal výsledný dokument reálnu strategickú hodnotu pre obec, mesto alebo skupinu obcí.
Vyplňte kontaktný formulár a radi s vami prejdeme ďalší postup.
