Audity patria medzi najdôležitejšie nástroje riadenia organizácie. Pomáhajú overiť, či procesy fungujú správne, či sa plnia požiadavky noriem a legislatívy a či systém manažérstva podporuje stabilný výkon, kvalitu a zlepšovanie. V moderných systémoch riadenia organizácie sa audity nevnímajú len ako kontrolný prvok, ale ako systematický proces hodnotenia, diagnostiky a rozvoja.
V systémoch manažérstva podľa ISO noriem majú audity jasne definovaný účel, rozsah, metodiku aj pravidlá vykonávania. Používajú sa vo viacerých oblastiach – v manažérstve kvality, environmentálnom riadení, BOZP, informačnej bezpečnosti, energetickom manažmente či v riadení kontinuity podnikania.
Čo je audit v systémoch manažérstva
Audit je systematický, nezávislý a zdokumentovaný proces hodnotenia dôkazov s cieľom určiť, či sú splnené stanovené požiadavky. Tieto požiadavky môžu vychádzať z:
- ISO noriem,
- zákonov a regulácie,
- zákazníckych požiadaviek,
- interných politík a smerníc organizácie.
Audit hodnotí najmä:
- funkčnosť procesov,
- efektívnosť a výkonnosť systému,
- úroveň riadenia rizík,
- dodržiavanie pravidiel, štandardov a noriem,
- schopnosť organizácie dosahovať stanovené ciele.
Cieľom auditu nie je hľadať chyby či vinníkov. Jeho úlohou je poskytnúť objektívny pohľad na systém riadenia, identifikovať nezhody a zároveň upozorniť na príležitosti na zlepšenie.
ISO normy, v ktorých sa audity uplatňujú
Audity sú základnou požiadavkou väčšiny manažérskych štandardov ISO. Najčastejšie sa realizujú v týchto systémoch:
- ISO 9001 – Systém manažérstva kvality
- ISO 14001 – Environmentálny manažérsky systém
- ISO 45001 – Manažérstvo bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci
- ISO 27001 – Manažérstvo informačnej bezpečnosti
- ISO 50001 – Energetický manažérsky systém
- ISO 22301 – Riadenie kontinuity podnikania
- ISO 37001 – Systém manažérstva proti úplatkárstvu
Všetky tieto normy vyžadujú, aby organizácia:
- plánovala interné audity,
- vykonávala ich v pravidelných intervaloch,
- zabezpečila ich nezávislosť a objektivitu,
- vyhodnocovala ich výsledky,
- prijímala nápravné a zlepšovacie opatrenia.
Audity sú tak neoddeliteľnou súčasťou cyklu neustáleho zlepšovania.
Rozdelenie auditov podľa toho, kto ich vykonáva
Jedným z najdôležitejších hľadísk je vzťah audítora k auditovanej organizácii. Na tomto princípe rozlišujeme tri základné typy auditov.
Interné audity (audity prvej strany)
Interný audit vykonáva samotná organizácia na svojich procesoch a činnostiach. Spravidla ho vykonávajú vyškolení interní audítori, ktorí:
- poznajú organizáciu a jej procesy,
- nesmú byť v konflikte záujmov,
- auditujú nezávisle od vlastnej riadiacej zodpovednosti.
Interné audity sú požiadavkou všetkých hlavných ISO štandardov. Majú najmä tieto ciele:
- preveriť funkčnosť systému manažérstva,
- identifikovať slabé miesta a riziká,
- podporovať prevenciu nežiaducich udalostí,
- overovať súlad so smernicami, normami a procesmi,
- poskytovať spätnú väzbu vedeniu organizácie.
Interné audity sa plánujú v auditnom programe podľa:
- významnosti procesov,
- rizikovosti činností,
- histórie nezhôd alebo incidentov,
- požiadaviek zákazníkov alebo certifikácie.
Moderné interné audity sú orientované na procesy a výkonnosť, nie iba na formálnu dokumentáciu.
Audity druhej strany (zákaznícke a dodávateľské audity)
Audit druhej strany vykonáva:
- zákazník u svojho dodávateľa,
- obchodný partner u spolupracujúcej organizácie,
- investor u poddodávateľov.
Používa sa najmä v odvetviach:
- automobilový priemysel,
- výroba a logistika,
- stavebníctvo,
- energetika,
- potravinársky a farmaceutický sektor.
Jeho cieľom je overiť:
- kvalitu dodávateľských procesov,
- dodržiavanie požiadaviek ISO noriem,
- schopnosť plniť zmluvné záväzky,
- úroveň riadenia rizík v dodávateľskom reťazci.
Z pohľadu normy ISO 9001 sú audity dodávateľov dôležitou súčasťou riadenia externých procesov a zabezpečenia stability kvality.
Výsledkom auditu druhej strany môže byť:
- potvrdenie spôsobilosti dodávateľa,
- podmienené schválenie s požiadavkou nápravných opatrení,
- zaradenie medzi preferovaných dodávateľov,
- prípadne vylúčenie z dodávateľského zoznamu.
Audity tretej strany (certifikačné audity)
Audity tretej strany vykonávajú nezávislé certifikačné orgány. Ide o audity, ktoré vedú k získaniu, udržaniu alebo obnoveniu certifikácie podľa ISO normy.
Certifikačný audit posudzuje:
- zavedenie systému manažérstva do praxe,
- jeho funkčnosť a výkonnosť,
- kontinuitu riadenia a zlepšovania,
- súlad s konkrétnou ISO normou.
Certifikačný cyklus spravidla zahŕňa:
- úvodný certifikačný audit,
- pravidelné dozorové audity (zvyčajne každý rok),
- recertifikačný audit po uplynutí cyklu (spravidla po 3 rokoch).
Výsledkom môže byť:
- udelenie / predĺženie certifikácie,
- podmienené schválenie s nápravnými opatreniami,
- odňatie alebo pozastavenie certifikátu.
Certifikácia podľa ISO je v mnohých odvetviach:
- konkurenčnou výhodou,
- obchodnou požiadavkou,
- alebo podmienkou účasti vo verejnom obstarávaní.
Rozdelenie auditov podľa zamerania a predmetu hodnotenia
Audity možno kategorizovať aj podľa toho, na čo sa konkrétne sústreďujú.
Audit systému manažérstva
Hodnotí celý manažérsky systém ako celok, jeho:
- štruktúru,
- prepojenosť procesov,
- riadenie rizík,
- spôsoby plánovania,
- výkonnosť,
- zlepšovanie.
Používa sa najmä v systémoch:
- ISO 9001,
- ISO 14001,
- ISO 50001,
- ISO 45001.
Je to najkomplexnejší typ auditu.
Procesný audit
Procesný audit sa zameriava na:
- jednotlivý proces,
- skupinu procesov,
- kľúčové alebo rizikové činnosti.
Sleduje:
- tok vstupov a výstupov,
- riadenie dokumentácie,
- kompetencie pracovníkov,
- stabilitu a opakovateľnosť činností,
- efektívnosť procesu.
Využíva sa najmä:
- v priemysle,
- logistike,
- výrobe,
- servisných službách.
Procesný audit je silno prepojený s požiadavkami ISO 9001 na riadenie procesov.
Produktový audit
Zameriava sa na hotový produkt alebo poskytovanú službu.
Overuje:
- zhodu so špecifikáciou,
- splnenie technických požiadaviek,
- funkčnosť a bezpečnosť,
- kvalitu výstupu pred dodaním zákazníkovi.
Používa sa najmä:
- vo výrobe,
- v technických službách,
- v sériovej produkcii.
Audit zhody (compliance audit)
Posudzuje dodržiavanie:
- právnych predpisov,
- regulačných požiadaviek,
- licenčných podmienok,
- interných smerníc a pravidiel.
Je kľúčový najmä v systémoch:
- ISO 14001 (environmentálna legislatíva),
- ISO 45001 (BOZP),
- ISO 27001 (informačná bezpečnosť),
- ISO 37001 (compliance a etika).
Audity v špecializovaných oblastiach
Medzi špecializované audity patria:
- energetické audity podľa ISO 50001 (nie totožné so zákonným energetickým auditom),
- audity informačnej bezpečnosti podľa ISO 27001,
- audity bezpečnosti práce podľa ISO 45001,
- environmentálne audity podľa ISO 14001,
- audity kontinuitných plánov podľa ISO 22301,
- audity protikorupčných mechanizmov podľa ISO 37001.
Vyžadujú vyššiu odbornú kompetenciu audítorov a technickú znalosť danej oblasti.
Ako prebieha audit v praxi
Každý audit má obvykle tieto fázy:
- plánovanie auditu a definovanie cieľa a rozsahu,
- príprava auditného plánu a dokumentácie,
- zhromažďovanie dôkazov – rozhovory, pozorovanie, dokumenty, záznamy,
- vyhodnotenie zhody alebo nezhôd,
- vypracovanie správy z auditu,
- prijatie nápravných a preventívnych opatrení,
- sledovanie plnenia a účinnosti opatrení.
Audit je preto zároveň nástrojom kontroly aj nástrojom zlepšovania.
Význam auditov pre organizáciu
Kvalitne vedený audit prináša viaceré prínosy:
- zvyšuje úroveň riadenia procesov,
- podporuje stabilitu a spoľahlivosť výkonu,
- odhaľuje riziká skôr, než spôsobia škody,
- zlepšuje kvalitu produktov a služieb,
- zvyšuje dôveryhodnosť organizácie,
- vytvára systematickú spätnú väzbu pre vedenie.
Najmodernejšie poňatie auditov vníma audit ako:
👉 diagnostický nástroj,
👉 nástroj učenia sa,
👉 a nástroj rozvoja organizácie.
Nie ako formálnu alebo formálnu kontrolu dokumentácie.
Zhrnutie
V systémoch manažérstva podľa ISO rozlišujeme audity:
- podľa toho, kto ich vykonáva
(interné, zákaznícke / dodávateľské, certifikačné), - podľa účelu
(systémové, procesné, produktové, compliance), - podľa špecializácie
(environmentálne, bezpečnostné, informačné, energetické).
Napriek rozdielom majú všetky audity spoločný cieľ:
👉 podporovať kvalitu riadenia,
👉 posilňovať stabilitu procesov,
👉 znižovať riziká,
👉 a rozvíjať organizáciu prostredníctvom neustáleho zlepšovania.
Potrebujete zabezpečiť audit vašej spoločnosti? Okrem interných auditov zabezpečujeme aj certifikačné audity. Neváhajte nás kontaktovať a zabezpečte si ISO certifikáciu Vašej organizácie.
