Externý projektový manažment býva v samospráve často vnímaný dvojako. Jedna skupina obcí ho berie ako zbytočný medzičlánok navyše, ktorý len zvyšuje náklady. Druhá skupina naopak očakáva, že externý manažér „vybaví všetko“. Ani jeden z týchto pohľadov nie je úplne správny. V praxi sa obci externý projektový manažment oplatí najmä vtedy, keď rieši zložitejší rozvojový alebo strategický proces, má obmedzené interné kapacity, potrebuje udržať harmonogram a chce, aby mal celý proces jasnú štruktúru, zodpovednosti a výstupy.
Zároveň však platí, že externý projektový manažér nenahrádza starostu, obecný úrad ani zastupiteľstvo. Pomáha riadiť proces, ale nerozhoduje namiesto obce. Tento princíp je v súlade aj s metodikou MIRRI, ktorá pri tvorbe PHRSR počíta s gestorom, koordinátorom, prípravným tímom, partnermi a jasne definovaným harmonogramom, zodpovednosťami a riadením rizík.
Pri obciach je to dôležité aj preto, že strategické a rozvojové dokumenty nie sú len jednorazové texty. Zákon o podpore regionálneho rozvoja hovorí, že vypracovanie programu rozvoja obce zabezpečuje obec pri uplatnení partnerstva, že program rozvoja obce schvaľuje obecné zastupiteľstvo a že obec program rozvoja obce pravidelne monitoruje a každoročne do 31. mája zasiela príslušnému vyššiemu územnému celku správu o jeho plnení. To znamená, že obec nesie zodpovednosť za proces aj za výsledok, aj keď si na časť prác najme externú pomoc. Externý projektový manažment má teda dávať zmysel ako odborná a procesná opora, nie ako „odovzdanie problému niekomu inému“.
Presne preto sa oplatí položiť si dve praktické otázky. Po prvé, kedy je externý projektový manažment pre obec naozaj prínosný. A po druhé, čo má mať takáto služba reálne v náplni, aby obec nedostala len všeobecnú asistenciu bez merateľného efektu. Tento článok odpovedá práve na tieto dve otázky.
Čo je externý projektový manažment v prostredí obce
V prostredí samosprávy nie je externý projektový manažment len o „strážení termínov“. Ak je nastavený správne, ide o službu, ktorá obci pomáha pripraviť, zorganizovať a udržať celý proces tak, aby mal jasnú logiku od zadania až po výstupy. Pri PHRSR, strategických dokumentoch, projektových zámeroch alebo dotačných procesoch to v praxi znamená koordináciu ľudí, podkladov, harmonogramu, participácie, pripomienkovania a komunikácie medzi obcou, spracovateľom a ďalšími aktérmi. MIRRI vo svojej metodike tvorby PHRSR priamo pracuje s tým, že ešte pred samotným spracovaním dokumentu treba identifikovať problémy a výzvy, určiť koordinátora, vytvoriť prípravný tím, identifikovať partnerov, navrhnúť koordinačnú štruktúru, harmonogram a plán riadenia rizík. To je presne priestor, kde môže externý projektový manažér obci výrazne pomôcť.
Veľmi dôležité je však povedať, čo externý projektový manažment nie je. Nie je to náhrada za politické rozhodovanie. Nie je to prenos zákonnej zodpovednosti zo samosprávy na externistu. A nie je to ani čisté „sekretárske vybavovanie“. Je to riadiaca a koordinačná služba, ktorej cieľom je, aby obec mala proces pod kontrolou, nestrácala čas, minimalizovala chyby a dostala použiteľný výsledok.
Kedy sa obci externý projektový manažment naozaj oplatí
Externý projektový manažment nedáva rovnaký zmysel každej obci a pri každej téme. Najväčší význam má vtedy, keď je obec procesne alebo kapacitne pod tlakom a potrebuje niekoho, kto bude držať celok pohromade.
1. Keď obec nemá dostatočné interné kapacity
Toto je najčastejší dôvod. Menšie obce často nemajú samostatného projektového manažéra, analytika ani človeka, ktorý by vedel systematicky koordinovať tvorbu strategického dokumentu, zber podkladov, participáciu a komunikáciu s dodávateľom. Aj metodika verejných stratégií MIRRI zdôrazňuje potrebu kvalifikovaného personálneho zabezpečenia strategických a analytických kapacít, bez ktorých je kvalitné strategické riadenie ťažko uskutočniteľné. Ak obec tieto kapacity nemá interne, externý projektový manažment je logickým doplnením.
2. Keď obec pripravuje PHRSR alebo jeho aktualizáciu
Pri PHRSR sa externý projektový manažment oplatí najmä vtedy, keď obec nechce, aby spracovanie dokumentu ostalo len na dodávateľovi bez vnútornej koordinácie. Metodika PHRSR počíta s prípravnou fázou, vstupnou správou, participatívnou tvorbou, implementačným rámcom, monitoringom a riadením rizík. Ak obec nemá interného človeka, ktorý by tieto procesy koordinoval, externý projektový manažér vie udržať prípravnú fázu, zosúladiť míľniky a zabezpečiť, aby mal dokument nielen podobu, ale aj procesnú kvalitu.
3. Keď obec rieši zložitejšiu participáciu
Ak sa má do procesu zapájať verejnosť, poslanci, komisie, školy, podnikatelia, miestne organizácie a ďalší partneri, časová a organizačná náročnosť prudko rastie. Metodika PHRSR priamo hovorí o participatívnej tvorbe a o potrebe návrhu partnerov, ich vstupov a harmonogramu participácie. Externý projektový manažér je v takom prípade veľmi užitočný, pretože obec už nemusí improvizovať pri každom stretnutí, pripomienkovaní alebo koordinácii partnerov.
4. Keď je projekt prepojený s ďalšími procesmi a termínmi
Veľmi častá situácia je, že obec nerieši len jeden dokument, ale súbežne napríklad strategický dokument, vstupy do verejného obstarávania, podklady pre environmentálne procesy, pripomienky partnerov a následné schválenie v zastupiteľstve. Práve vtedy sa oplatí mať externý projektový manažment, ktorý vie strážiť väzby medzi etapami a upozorniť obec, kde hrozí sklz alebo procesné riziko. Metodika PHRSR výslovne pracuje s vecným a časovým harmonogramom prípravy a schvaľovania a s potrebou integrovať ďalšie súvisiace procesy do celkového postupu.
5. Keď obec potrebuje získať kvalitný výsledok, nie len „hotový dokument“
Toto je veľmi dôležitý, ale často prehliadaný dôvod. Ak chce obec len formálne splniť povinnosť, možno si vystačí s minimálnym riadením. Ak však chce dokument, ktorý bude mať reálnu strategickú hodnotu, prepojí sa s implementáciou, investičnými prioritami a monitorovaním, projektové riadenie procesu sa stáva výrazne dôležitejším. MIRRI vo svojej metodike verejných stratégií zdôrazňuje, že kvalitné stratégie majú mať konkrétne opatrenia, zodpovednosti, implementačné štruktúry, indikátory a procesy. Externý projektový manažér vie dohliadnuť na to, aby sa tieto veci nestratili medzi analytikou a finálnym textom.
Kedy si obec vie vystačiť bez externého projektového manažmentu
Aby bol pohľad vyvážený, treba povedať aj druhú stranu. Externý projektový manažment nie je automaticky potrebný vždy. Obec si môže vystačiť aj bez neho, ak má:
- silného interného koordinátora s časovou kapacitou,
- jasne rozdelené úlohy medzi obecný úrad a vedenie,
- skúsenosť s podobným procesom,
- jednoducho definovaný projekt bez širšej participácie,
- kvalitne pripravené zadanie a kontrolu nad dodávateľom.
Ak má obec interne človeka, ktorý vie udržať harmonogram, viesť komunikáciu s dodávateľom, zberať podklady, organizovať participáciu a sledovať míľniky, externý projektový manažér nemusí byť nevyhnutný. Často však práve tieto kapacity v menších a stredne veľkých obciach chýbajú.
Čo má externý projektový manažment pre obec reálne zabezpečiť
Tu sa dostávame k najdôležitejšej praktickej časti. Externý projektový manažment má zmysel len vtedy, ak je jeho náplň konkrétna a merateľná. Nestačí všeobecná formulácia „koordinácia projektu“. Obec má vedieť, čo presne dostane.
1. Nastavenie procesu a harmonogramu
Základom je rozdelenie celého projektu na etapy, míľniky a zodpovednosti. Pri PHRSR je to o to dôležitejšie, že metodika počíta s prípravnou fázou, vstupnou správou, analytikou, návrhom stratégie, implementačným a finančným rámcom, pripomienkovaním a schvaľovaním. Externý projektový manažér má zabezpečiť, aby obec vedela:
- čo sa deje v ktorej fáze,
- kto dodáva aké podklady,
- aké sú termíny a rozhodovacie body,
- kde hrozia riziká a sklz.
2. Koordináciu medzi obcou a spracovateľom
Ak má obec externého spracovateľa dokumentu, veľmi často vzniká medzera medzi tým, čo dodávateľ potrebuje, a tým, čo obec vie včas dodať. Externý projektový manažment má túto medzeru vyplniť. Má zabezpečiť priebežnú komunikáciu, zber a dopĺňanie vstupov, kontrolu plnenia zadania a včasné riešenie nejasností. Inak povedané, má strážiť, aby sa dokument nespracúval „od stola“ bez dostatočnej väzby na obec.
3. Organizáciu participácie a pracovných stretnutí
Ak je v projekte participácia, externý projektový manažment má zabezpečiť, aby nebola len formálna. V praxi to znamená:
- prípravu harmonogramu stretnutí,
- koordináciu oslovenia partnerov,
- prípravu podkladov na workshopy a diskusie,
- zber a triedenie pripomienok,
- prepojenie výstupov participácie s obsahom dokumentu.
Toto je jedna z oblastí, kde externé riadenie vie obci ušetriť najviac času aj chaosu. Metodika PHRSR pritom výslovne odporúča identifikovať partnerov, ich motivácie, kapacity a návrh ich vstupov už v prípravnej fáze.
4. Kontrolu úplnosti a kvality výstupov
Externý projektový manažér nemá byť len „preposielač e-mailov“. Má vedieť priebežne kontrolovať, či sú výstupy v súlade so zadaním, či majú požadovanú štruktúru, či sú zrozumiteľné pre obec a či sa v dokumente nestrácajú dôležité implementačné a monitorovacie prvky. Toto je veľmi dôležité pri strategických dokumentoch, kde nestačí mať peknú víziu, ale treba aj funkčnú implementačnú logiku, indikátory a zodpovednosti. MIRRI pri verejných stratégiách zdôrazňuje práve potrebu konkrétnych opatrení, zodpovedností a implementačných procesov.
5. Riadenie rizík a problémov počas projektu
Každý takýto proces má svoje riziká. Chýbajúce podklady, slabá účasť partnerov, omeškané pripomienky, zle nastavený harmonogram, nejasné očakávania obce alebo dodávateľa. Metodika PHRSR pracuje aj s plánom riadenia rizík a už v prípravnej fáze odporúča identifikovať riziká, ktoré môžu ovplyvniť spracovanie. Externý projektový manažér má tieto riziká nielen evidovať, ale aj priebežne riešiť, eskalovať a navrhovať nápravné kroky.
6. Prípravu podkladov pre rozhodovanie obce
Starosta, prednosta a zastupiteľstvo nepotrebujú denne čítať všetky pracovné verzie a technické detaily. Externý projektový manažment má pripraviť aj manažérske zhrnutia, rozhodovacie podklady, prezentácie míľnikov a podklady na rokovania. To neznamená rozhodovať za obec, ale pomôcť jej rozhodovať na základe prehľadných a správne načasovaných informácií.
7. Koordináciu schvaľovania a nadväzujúcich krokov
V samospráve veľa projektov neskončí na kvalite textu, ale na tom, že sa celý proces zasekne tesne pred schválením. Externý projektový manažér má pomôcť pripraviť priebeh pripomienkovania, zapracovania pripomienok, finálnych materiálov a harmonogram schvaľovania. Pri PHRSR je to dôležité aj preto, že zákon jasne uvádza, že program rozvoja obce a jeho aktualizáciu schvaľuje obecné zastupiteľstvo.
Čo externý projektový manažér zabezpečiť nemá
Rovnako dôležité je vedieť, čo táto služba nemá robiť, alebo presnejšie povedané, čo nemôže robiť namiesto obce.
Externý projektový manažér nemá:
- rozhodovať o prioritách bez mandátu obce,
- schvaľovať dokumenty namiesto zastupiteľstva,
- nahrádzať zákonnú zodpovednosť samosprávy,
- „garantovať dotáciu“ alebo úspech projektu, ak o tom rozhoduje externý orgán,
- suplovať odborného spracovateľa tam, kde má byť samostatný autorský alebo expertný vstup.
Toto odlíšenie je veľmi dôležité aj pre zmluvné nastavenie služby. Ak obec nevymedzí hranice správne, často vzniká chaos v očakávaniach.
Ako má vyzerať dobré zadanie na externý projektový manažment
Aby mala táto služba zmysel, obec by si ju mala zadefinovať vecne. Dobrý opis služby by mal obsahovať aspoň tieto body:
| Oblasť | Čo má byť v zadaní |
|---|---|
| Predmet | aký proces alebo dokument má byť riadený |
| Cieľ | čo má byť výsledkom služby |
| Etapy | ktoré fázy projektu má manažér koordinovať |
| Výstupy | harmonogram, zápisy, reporting, rizikový register, pripomienkové tabuľky, podklady pre rozhodovanie |
| Zodpovednosti | čo robí externý manažér a čo zostáva na obci |
| Komunikácia | kto je kontaktná osoba na strane obce a ako často sa reportuje |
| Termíny | kľúčové míľniky a očakávaný režim práce |
Ak obec zadá službu príliš všeobecne, dostane často všeobecnú podporu. Ak ju zadá konkrétne, vie z nej vyťažiť reálny efekt.
Najčastejšie chyby obcí pri využití externého projektového manažmentu
Prvou chybou je, že obec si objedná službu bez jasného rozsahu. Druhou je, že očakáva, že externý manažér prevezme aj rozhodovaciu a politickú zodpovednosť. Treťou je, že službu nastaví len ako administratívnu podporu bez väzby na riadenie procesu. Štvrtou je, že si neudrží interného gestora alebo koordinátora a všetko „odovzdá von“, čím oslabí vlastnú kontrolu nad procesom. A piatou je, že služba nemá merateľné výstupy, takže sa po pár mesiacoch ťažko hodnotí, čo vlastne priniesla.
Kedy je to pre obec finančne rozumné
Externý projektový manažment sa obci oplatí najmä vtedy, keď cena služby je nižšia než náklady, ktoré by vznikli z neefektívneho procesu. Teda keď:
- sa vďaka nemu skráti čas prípravy,
- zníži sa riziko chýb a prerábok,
- obec sa vyhne zle zorganizovanej participácii,
- získa kvalitnejší výstup,
- interní pracovníci sa môžu venovať svojej bežnej agende,
- vedenie obce dostáva prehľadné podklady a nemusí riešiť operatívny chaos.
Najväčší ekonomický zmysel má zvyčajne tam, kde ide o zložitejší dokument alebo proces a interná kapacita obce je obmedzená.
Záver
Obci sa externý projektový manažment oplatí najmä vtedy, keď potrebuje zvládnuť zložitejší strategický, rozvojový alebo projektový proces a pritom nemá dostatočné interné kapacity na jeho každodenné riadenie. Najväčší prínos má pri PHRSR, aktualizáciách strategických dokumentov, participatívnych procesoch a všade tam, kde je potrebné koordinovať ľudí, dáta, termíny, pripomienky a výstupy. V súlade s metodikou MIRRI je jeho úlohou držať proces, harmonogram, koordinačnú štruktúru, partnerov, riziká a kvalitu výstupov, nie rozhodovať namiesto obce.
Ak je služba nastavená správne, externý projektový manažment obci neberie kontrolu, ale ju posilňuje. Pomáha premeniť zložitý proces na riadený projekt, v ktorom každý vie, čo má dodať, dokedy a s akým výsledkom. A presne v tom je jeho najväčšia hodnota.
Potrebujete pre obec nastaviť externý projektový manažment tak, aby mal jasný rozsah, výstupy a reálny prínos pre strategický alebo rozvojový proces?
Pomôžeme vám zadefinovať službu, nastaviť zodpovednosti aj celý priebeh spolupráce tak, aby obec získala riadenie procesu bez zbytočného chaosu a s kvalitným výsledkom.
Vyplňte kontaktný formulár a radi s vami prejdeme ďalší postup.
