Energetický audit sa pre mnohé firmy nekončí odovzdaním správy. Práve naopak. Po jeho spracovaní prichádza fáza, v ktorej sa často objavuje najviac nejasností: kto má čo poslať do systému ISEE, čo ide cez SIEA, čo je povinnosť energetického audítora, čo je povinnosť veľkého podniku a aké lehoty pri tom platia. V praxi sa pritom veľmi často miešajú tri rôzne veci dohromady – písomná správa z energetického auditu, súhrnný informačný list a súbor údajov pre monitorovací systém energetickej efektívnosti. Vyhláška o energetickom audite ich pritom rozlišuje úplne jasne a stanovuje, že energetický audítor pri audite vypracúva písomnú správu, súhrnný informačný list aj súbor údajov pre monitorovací systém.
Ak sa v tom chce firma zorientovať správne, potrebuje si najskôr uvedomiť jednu vec. Nie všetko, čo vznikne pri energetickom audite, automaticky posiela objednávateľ auditu. Časť povinností leží na energetickom audítorovi, časť na veľkom podniku a v niektorých situáciách sa povinnosť aktivuje až na základe písomnej žiadosti prevádzkovateľa monitorovacieho systému. Práve preto býva po audite častá otázka: „Máme teraz niečo nahrávať my, alebo to rieši audítor?“ Odpoveď závisí od toho, či ide o bežný audit veľkého podniku, audit spolufinancovaný z verejných zdrojov, alebo o podnik, ktorý namiesto auditu využíva certifikovaný systém energetického alebo environmentálneho manažérstva.
Tento článok preto vysvetľuje celú logiku po krokoch. Čo vzniká ako výstup energetického auditu, čo posiela energetický audítor, čo posiela firma, kedy vstupuje do procesu SIEA a aké termíny si treba strážiť, aby sa z energetického auditu nestala zbytočná administratívna chyba.
Čo sú ISEE a SIEA a prečo ich po energetickom audite riešite
SIEA, teda Slovenská inovačná a energetická agentúra, zabezpečuje monitorovací systém energetickej efektívnosti a na tento účel prevádzkuje informačný systém ISEE. Na stránke monitorovacieho systému SIEA je výslovne uvedené, že energetickí audítori aj veľké podniky poskytujú prevádzkovateľovi monitorovacieho systému energetickej efektívnosti súbor údajov o vykonanom audite a že od februára 2022 sa to dá robiť buď cez ISEE – modul EA, alebo zaslaním xlsx súboru e-mailom na adresu audit@siea.gov.sk. Pri prvom vstupe do nového ISEE je potrebná registrácia cez registračný formulár a používateľ dostane overovací e-mail s odkazom na dokončenie registrácie.
To je dôležité najmä preto, že veľa firiem si pod názvom „ISEE“ predstavuje len akýsi technický portál, ktorý ich nemusí zaujímať, ak audit zabezpečoval externý audítor. V skutočnosti je ISEE miestom, kde sa pracuje so súborom údajov pre monitorovací systém. Ak firma nevie, aké údaje tam majú byť, alebo nevie, či ich už audítor odoslal, vzniká priestor na zbytočnú neistotu. SIEA zároveň na svojej stránke vysvetľuje, že výhodou zadania údajov priamo cez ISEE je automatický výpočet emisií CO2 pri známych palivách, podpora rôznych merných jednotiek a aj informácia o tom, že boli odoslané všetky požadované údaje.
Pre firmu je preto dôležité chápať ISEE a SIEA nie ako „ďalšiu byrokraciu“, ale ako súčasť zákonného monitoringu energetickej efektívnosti. A práve po energetickom audite treba mať jasno, kto je nositeľom ktorej povinnosti.
Aké dokumenty po energetickom audite vlastne vznikajú
Najčastejšia chyba v praxi je zamieňanie pojmov. Po energetickom audite nevzniká len jedna správa. Vyhláška Ministerstva hospodárstva SR č. 179/2015 Z. z. hovorí jasne, že energetický audítor pri výkone energetického auditu vypracuje písomnú správu z energetického auditu, súhrnný informačný list a súbor údajov pre monitorovací systém energetickej efektívnosti. Zároveň určuje, že súhrnný informačný list sa vypracuje podľa prílohy č. 4 a súbor údajov pre monitorovací systém podľa prílohy č. 5.
Prakticky to znamená, že ak si firma objedná energetický audit, nemala by preberať len hlavnú správu a považovať vec za ukončenú. Súčasťou správne spracovaného auditu majú byť aj ďalšie výstupy, ktoré sú podstatné pre povinnosti voči monitorovaciemu systému. Toto rozlíšenie je veľmi dôležité aj preto, že veľký podnik neposiela pri výzve zo SIEA vždy to isté. V jednom prípade sa rieši súhrnný informačný list a súbor údajov, v druhom písomná správa z energetického auditu. Ak firma nevie, čo je čo, ľahko zareaguje nesprávne alebo neúplne.
Písomná správa je teda hlavný odborný dokument s identifikačnými údajmi, opisom predmetu auditu, vyhodnotením súčasného stavu, návrhom opatrení, ekonomickým a environmentálnym vyhodnotením a záznamom o odovzdaní a prevzatí správy. Vyhláška zároveň určuje, že návrh opatrení obsahuje úsporu energie, úsporu nákladov, investičné náklady, prevádzkové náklady a návratnosť investície. To je dôležité aj pre samotnú firmu, lebo ak dostane „audit“, v ktorom tieto časti chýbajú alebo sú veľmi nejasné, nejde len o horšiu čitateľnosť, ale aj o slabší základ pre ďalšie plnenie povinností a rozhodovanie.
Čo po energetickom audite posiela energetický audítor
Ak chceme odpovedať úplne presne, základná priebežná oznamovacia povinnosť po energetickom audite leží na energetickom audítorovi. Zákon o energetickej efektívnosti uvádza, že energetický audítor je povinný každoročne do 31. marca zaslať prevádzkovateľovi monitorovacieho systému súbor údajov pre monitorovací systém energetickej efektívnosti z každého ním vykonaného energetického auditu na území Slovenskej republiky podľa § 14 ods. 1 a 9 za dva predchádzajúce kalendárne roky a tiež z každého energetického auditu vykonaného na účel poskytnutia príspevku z verejných prostriedkov alebo z podporných programov financovaných z prostriedkov medzinárodných finančných inštitúcií. Túto istú povinnosť sumarizuje aj aktuálna stránka SIEA k energetickým auditom.
Toto je zásadná informácia pre klienta auditu. Ak si firma dala vypracovať energetický audit, neznamená to automaticky, že musí hneď sama po odovzdaní správy posielať dáta do ISEE. V štandardnom režime má túto každoročnú povinnosť energetický audítor. Preto je z pohľadu objednávateľa veľmi rozumné mať s audítorom vyjasnené, že výstupy neodovzdáva len „na papieri“, ale že pripraví aj správne podklady pre monitorovací systém a splní svoju zákonnú oznamovaciu povinnosť.
Dôležitý detail sa týka aj situácie, keď sa na audite podieľa viac audítorov. Zákon stanovuje, že v písomnej správe sa určí jeden energetický audítor, ktorý zodpovedá za splnenie povinností podľa § 12 ods. 11 a 12, teda aj za zaslanie údajov a riadny výkon energetického auditu. Pre firmu je to dôležité preto, aby presne vedela, kto nesie zodpovednosť, ak audit vznikal tímovo alebo pod hlavičkou väčšej spoločnosti.
Čo po energetickom audite posiela firma, ak je veľkým podnikom
Pri veľkom podniku je situácia odlišná od toho, čo si veľa firiem intuitívne myslí. Veľký podnik je podľa zákona povinný zabezpečiť vykonanie energetického auditu aspoň raz za štyri roky a písomnú správu z energetického auditu aj podklady použité pri audite uchovávať až do vykonania ďalšieho energetického auditu. To je základná povinnosť, ktorá platí aj bez toho, aby podniku prišla akákoľvek výzva zo SIEA.
Čo sa týka samotného posielania dokumentov po audite, veľký podnik vstupuje do hry najmä vtedy, keď nastane jedna z dvoch situácií. Prvou je prípad, že energetický audítor nezaslal prevádzkovateľovi monitorovacieho systému súbor údajov podľa svojej povinnosti. V takom prípade je veľký podnik povinný poskytnúť prevádzkovateľovi monitorovacieho systému elektronicky súbor údajov pre monitorovací systém do 30 dní od doručenia písomnej žiadosti prevádzkovateľa. Aktuálna stránka SIEA zároveň spresňuje, že v tomto režime sa rieši súhrnný informačný list a súbor údajov pre monitorovací systém.
Druhou situáciou je, keď prevádzkovateľ monitorovacieho systému od veľkého podniku písomne vyžiada písomnú správu z energetického auditu na účel overenia postupu pri výkone energetického auditu a obsahu správy. Aj v tomto prípade platí lehota 30 dní od doručenia písomnej žiadosti. Zákon výslovne uvádza, že ministerstvo alebo ním určená organizácia posúdi postup pri výkone energetického auditu a obsah písomnej správy práve na základe takto poskytnutej správy.
Pre prax to znamená jednoduché pravidlo: veľký podnik po prevzatí auditu nemá automaticky panikáriť, že musí okamžite niečo nahrávať do ISEE namiesto audítora. Musí však mať audit a podklady riadne uschované, vedieť ich rýchlo predložiť a mať istotu, že audítor si splnil svoju časť povinností. Ak táto istota chýba, problém sa môže presunúť na podnik vo chvíli, keď príde písomná žiadosť od prevádzkovateľa systému.
A čo mikropodnik, malý alebo stredný podnik
Táto časť je dôležitá najmä pri dotačných a podporných programoch. Zákon výslovne uvádza, že mikropodnik, malý podnik a stredný podnik, ktorý zabezpečil vykonanie energetického auditu spolufinancovaného z verejných prostriedkov alebo z podporných programov financovaných z prostriedkov medzinárodných finančných inštitúcií, je povinný uchovávať písomnú správu z energetického auditu po dobu určenú poskytovateľom verejných prostriedkov alebo prostriedkov medzinárodných finančných inštitúcií. Zároveň je povinný poskytnúť prevádzkovateľovi monitorovacieho systému písomnú správu z energetického auditu do 30 dní od doručenia písomnej žiadosti.
To je prakticky veľmi dôležité. Menšie podniky si často myslia, že keď pre nich energetický audit nevyplýva zo štvorročnej povinnosti veľkého podniku, SIEA a ISEE sa ich vôbec netýkajú. Pri auditoch financovaných alebo spolufinancovaných z verejných zdrojov to tak neplatí. Aj MSP preto musí audit riadne archivovať a vedieť ho v zákonnej lehote predložiť, ak oň prevádzkovateľ systému požiada.
Pozor na situáciu, keď veľký podnik namiesto auditu využíva certifikovaný systém
Nie každý veľký podnik ide vždy cestou samotného auditu. Zákon umožňuje, aby veľký podnik namiesto energetického auditu zaviedol certifikovaný systém energetického manažérstva alebo certifikovaný systém environmentálneho manažérstva v zodpovedajúcom rozsahu. Vtedy však platia iné oznamovacie povinnosti. Veľký podnik musí zavedenie takéhoto systému oznámiť prevádzkovateľovi monitorovacieho systému do jedného roka a potom aspoň raz za štyri roky zaslať elektronicky súbor údajov pre monitorovací systém v rozsahu určenom zákonom. Aktuálna stránka SIEA to uvádza priamo v prehľade povinností.
Túto časť spomínam preto, lebo v podnikovej praxi sa často miešajú termíny z auditu a termíny z ISO 50001 alebo ISO 14001 režimu. Výsledkom je neistota, či sa firma má správať ako subjekt po energetickom audite, alebo ako subjekt s certifikovaným systémom. Tieto dva režimy treba striktne odlišovať, inak sa ľahko pomieša, čo a dokedy sa má posielať.
Aké termíny si treba po energetickom audite naozaj strážiť
Prvá je 31. marec. To je termín, dokedy energetický audítor každoročne zasiela údaje z príslušných auditov do monitorovacieho systému. Pre objednávateľa je to síce nepriamy termín, ale mal by o ňom vedieť, pretože práve od splnenia tejto povinnosti závisí, či sa neskôr nezačne problém presúvať na veľký podnik.
Druhá je lehota 30 dní od doručenia písomnej žiadosti prevádzkovateľa monitorovacieho systému. Táto lehota sa týka veľkého podniku pri poskytovaní súhrnného informačného listu a súboru údajov, ak audítor tieto údaje nezaslal, a rovnako sa týka aj poskytnutia písomnej správy z energetického auditu. Rovnaká 30-dňová lehota platí aj pre MSP s auditom spolufinancovaným z verejných prostriedkov, ak je vyzvané na predloženie správy.
Treťou je interval aspoň raz za štyri roky. To je základný rytmus, v ktorom veľký podnik zabezpečuje energetický audit, ak nevyužíva certifikovaný systém manažérstva v zodpovedajúcom rozsahu. Z pohľadu interného riadenia je to kľúčový termín, pretože ak sa audit rieši na poslednú chvíľu, firma sa dostáva pod tlak nielen z pohľadu spracovania, ale aj následných výstupov a archivácie.
Štvrtou je lehota do jedného roka, ktorá sa týka veľkého podniku so zavedeným certifikovaným systémom energetického alebo environmentálneho manažérstva. V tomto režime treba do jedného roka oznámiť zavedenie systému prevádzkovateľovi monitorovacieho systému.
Dá sa namiesto nového auditu riešiť aktualizácia
Pre veľké podniky existuje aj menej známa možnosť, ktorá je po uplynutí štyroch rokov veľmi zaujímavá. Zákon uvádza, že veľký podnik môže po uplynutí štyroch rokov od vykonania energetického auditu požiadať ministerstvom určenú organizáciu o potvrdenie o vypracovaní energetického auditu formou aktualizácie na ďalšie štvorročné obdobie, ak realizáciou opatrení z auditu preukázal úsporu energie aspoň 8 % zo svojej konečnej energetickej spotreby za dané štvorročné obdobie a predložil popis realizovaných opatrení. Ministerstvom určená organizácia má potom do šiestich mesiacov od doručenia žiadosti overiť splnenie podmienok a pri ich splnení potvrdenie vydať.
Toto je prakticky veľmi zaujímavé pre firmy, ktoré energetický audit nerobia len formálne, ale reálne podľa neho zavádzajú opatrenia. Práve preto sa po audite oplatí nielen správne uchovať dokumenty, ale aj evidovať, ktoré opatrenia sa realizovali a aké úspory priniesli. Bez toho je aktualizácia na ďalšie obdobie len ťažko obhájiteľná.
Najčastejšie chyby po energetickom audite
Prvou častou chybou je presvedčenie, že po odovzdaní správy už firma nič nerieši. To platí len čiastočne. Ak ide o veľký podnik, musí audit a podklady archivovať do ďalšieho auditu a vedieť ich v zákonnej lehote predložiť. Ak ide o audit spolufinancovaný z verejných prostriedkov, aj MSP má jasné povinnosti uchovávania a sprístupnenia správy.
Druhou chybou je, že firma preberie len písomnú správu a neskontroluje si, či má aj súhrnný informačný list a súbor údajov pre monitorovací systém. Vyhláška pritom jasne počíta so všetkými troma výstupmi a ich zámena je jedným z najčastejších dôvodov neskorších nejasností.
Treťou chybou je, že objednávateľ nekomunikuje s audítorom o tom, ako bude splnená povinnosť zaslania údajov do monitorovacieho systému. Zákonná povinnosť síce leží na audítorovi, ale ak firma nevie, či a kedy boli údaje zaslané, ťažko sa jej potom reaguje na prípadnú výzvu zo SIEA.
Štvrtou chybou je zamieňanie auditného režimu a režimu certifikovaného systému energetického alebo environmentálneho manažérstva. Obe cesty majú inú logiku a iné lehoty, preto je dôležité mať od začiatku jasno, v akom režime firma plní svoje povinnosti.
Ako má vyzerať správny postup firmy po odovzdaní auditu
Dobrý postup po prevzatí energetického auditu je v praxi pomerne jednoduchý. Firma by si mala hneď pri odovzdaní preveriť, či prevzala všetky výstupy – teda písomnú správu, súhrnný informačný list a súbor údajov pre monitorovací systém. Následne si má interne určiť, kto bude audit archivovať a kto bude kontaktnou osobou pre prípad komunikácie so SIEA alebo cez ISEE. Ak ide o veľký podnik, audit a podklady treba uchovávať až do ďalšieho auditu. Ak ide o audit spolufinancovaný z verejných prostriedkov, treba rešpektovať archivačnú lehotu stanovenú poskytovateľom podpory.
Rovnako dôležité je mať od audítora potvrdené, že bude splnená povinnosť zaslania údajov pre monitorovací systém do zákonného termínu. A napokon, ak firma reálne implementuje odporúčané opatrenia, mala by si viesť evidenciu realizovaných krokov a dosiahnutých úspor. To sa môže hodiť nielen pri internom vyhodnotení, ale aj v prípade, že bude neskôr uvažovať o potvrdení auditu formou aktualizácie.
Záver
Po energetickom audite teda neplatí jednoduché pravidlo „všetko posiela firma“ ani „všetko rieši audítor“. Správna odpoveď je presnejšia. Energetický audítor vypracuje písomnú správu, súhrnný informačný list a súbor údajov pre monitorovací systém a každoročne do 31. marca zasiela príslušné údaje prevádzkovateľovi monitorovacieho systému. Veľký podnik má povinnosť audit pravidelne zabezpečovať, uchovávať správu a podklady a v určitých situáciách – najmä na písomnú žiadosť prevádzkovateľa systému – poskytnúť súhrnný informačný list, súbor údajov alebo samotnú písomnú správu v lehote 30 dní. Pri MSP s auditom financovaným z verejných zdrojov platí povinnosť archivácie a predloženia správy na vyžiadanie.
Ak má firma v týchto pravidlách jasno už pri preberaní auditu, vie sa vyhnúť zbytočným chybám, stresu z výziev a nejasnostiam okolo ISEE a SIEA. A presne to je pri energetickom audite dôležité: nielen mať dobrú správu, ale mať správne zvládnuté aj to, čo nasleduje po nej.
Potrebujete energetický audit vrátane správne pripravených výstupov pre ISEE a SIEA?
Pripravíme vám energetický audit v súlade s platnou legislatívou tak, aby ste mali spracovanú odbornú správu aj nadväzujúce výstupy, ktoré sú po audite dôležité pre ďalší postup.
